Ponencia presentada al IV Congreso Internacional de Bibliotecología, Documentación y Archívistica "De la sociedad de la información a las sociedades del conocimiento".
La Paz - Bolivia Julio de 2007
APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
EN EL SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
EN EL SISTEMA DE BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
MEDELLÍN – COLOMBIA
“Un poco de conocimiento que actúa es más valioso que mucho conocimiento ocioso”
Jalil Gibran, el profeta.
“Un poco de conocimiento que actúa es más valioso que mucho conocimiento ocioso”
Jalil Gibran, el profeta.
RESUMEN
El Proceso de aplicación de un Sistema de Gestión del Conocimiento en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, consiste en la administración estratégica de las capacidades intelectuales individuales y colectivas del personal vinculado a la institución; es decir, se interesa por desarrollar el conocimiento crítico (tácito y explícito) que posee la Biblioteca, con el fin de contribuir al logro de la misión estratégica.
Esta gestión incluye la identificación, la socialización y la creación del conocimiento organizacional e individual. Para ello, el trabajo de investigación que se lleva a cabo, va más allá de las pesquisas teóricas y de un rastreo bibliográfico, lo que pretende es involucrar a todo el personal de la organización, incluyendo la población docente y estudiantil de la universidad, los cuales serán pieza clave en ejecución del proyecto.
El conocimiento crítico se concibe como el conjunto de habilidades, capacidades y experiencias que posee el Sistema de Bibliotecas como recurso intangible y que resulta más valioso para la Institución, ya que contribuye al cumplimiento de su misión, de su política de calidad y de sus objetivos estratégicos.
Asimismo se logró desde la propuesta del proyecto, hacer un modelo propio de Gestión del Conocimiento, que identificara al Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia. Todo el trabajo se inició con la conformación de un grupo primario, emanado de la base de la organización, integrado por empleados del Sistema de Bibliotecas de diferentes niveles, entre bibliotecarios auxiliares y profesionales; y con un asesor experto en el tema de la Gestión del Conocimiento, externo a la organización.
Este grupo tenía como objetivo realizar la propuesta, desde un diagnóstico general, que aportara los elementos reales y suficientes para saber enfocar la implementación del Sistema de Gestión del Conocimiento en la Biblioteca; Esta se orientó desde dos fases de trabajo a realizar; primera fase de diagnóstico que llevó a las actividades iniciales del grupo, entre las que están la realización de talleres prácticos con todo el personal involucrado en los procesos de la biblioteca, y de la universidad, aplicando una metodología participativa alemana, llamada ZOPP; la cual permite construir árboles de problemas, hasta llegar a la construcción de árboles de objetivos. Todo esto alrededor de un tema específico planteado. Además la identificación de los elementos de la Gestión del Conocimiento, para luego proceder a la implementación del sistema en si.
El proyecto ha alcanzado a realizar las dos primeras fases, desde el 2004 hasta el 2006, donde se logró un trabajo de sensibilización grupal y se inventario el potencial de la organización como soporte principal a la implementación de un Sistema de Gestión de Conocimiento en cualquier organización de servicio; para el año 2007, se está llevando a cabo una reestructuración administrativa, donde al proyecto se le dan ya directrices específicas para su continuidad en el segundo semestre de este año.
El producto de este trabajo, donde el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia en Medellín – Colombia muestra su experiencia, es para ver lo que se puede llegar a hacer en una biblioteca universitaria en un país de América Latina, con todo lo que propone la filosofía y las metodologías de trabajo de la Gestión del Conocimiento. No hay nada terminado, lo importante es que ya iniciamos y que otras organizaciones bibliotecas, centros de información, etc. Vean que también pueden comenzar a trabajar con las personas, empleados y trabajadores de las unidades de información, en este tipo de proyectos.
PALABRAS CLAVE
Gestión del conocimiento, Conocimiento crítico (tácito y explícito), Conocimiento organizacional, Capital humano, Capital Intelectual, Universidad de Antioquia – Sistema de Bibliotecas.
El Proceso de aplicación de un Sistema de Gestión del Conocimiento en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, consiste en la administración estratégica de las capacidades intelectuales individuales y colectivas del personal vinculado a la institución; es decir, se interesa por desarrollar el conocimiento crítico (tácito y explícito) que posee la Biblioteca, con el fin de contribuir al logro de la misión estratégica.
Esta gestión incluye la identificación, la socialización y la creación del conocimiento organizacional e individual. Para ello, el trabajo de investigación que se lleva a cabo, va más allá de las pesquisas teóricas y de un rastreo bibliográfico, lo que pretende es involucrar a todo el personal de la organización, incluyendo la población docente y estudiantil de la universidad, los cuales serán pieza clave en ejecución del proyecto.
El conocimiento crítico se concibe como el conjunto de habilidades, capacidades y experiencias que posee el Sistema de Bibliotecas como recurso intangible y que resulta más valioso para la Institución, ya que contribuye al cumplimiento de su misión, de su política de calidad y de sus objetivos estratégicos.
Asimismo se logró desde la propuesta del proyecto, hacer un modelo propio de Gestión del Conocimiento, que identificara al Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia. Todo el trabajo se inició con la conformación de un grupo primario, emanado de la base de la organización, integrado por empleados del Sistema de Bibliotecas de diferentes niveles, entre bibliotecarios auxiliares y profesionales; y con un asesor experto en el tema de la Gestión del Conocimiento, externo a la organización.
Este grupo tenía como objetivo realizar la propuesta, desde un diagnóstico general, que aportara los elementos reales y suficientes para saber enfocar la implementación del Sistema de Gestión del Conocimiento en la Biblioteca; Esta se orientó desde dos fases de trabajo a realizar; primera fase de diagnóstico que llevó a las actividades iniciales del grupo, entre las que están la realización de talleres prácticos con todo el personal involucrado en los procesos de la biblioteca, y de la universidad, aplicando una metodología participativa alemana, llamada ZOPP; la cual permite construir árboles de problemas, hasta llegar a la construcción de árboles de objetivos. Todo esto alrededor de un tema específico planteado. Además la identificación de los elementos de la Gestión del Conocimiento, para luego proceder a la implementación del sistema en si.
El proyecto ha alcanzado a realizar las dos primeras fases, desde el 2004 hasta el 2006, donde se logró un trabajo de sensibilización grupal y se inventario el potencial de la organización como soporte principal a la implementación de un Sistema de Gestión de Conocimiento en cualquier organización de servicio; para el año 2007, se está llevando a cabo una reestructuración administrativa, donde al proyecto se le dan ya directrices específicas para su continuidad en el segundo semestre de este año.
El producto de este trabajo, donde el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia en Medellín – Colombia muestra su experiencia, es para ver lo que se puede llegar a hacer en una biblioteca universitaria en un país de América Latina, con todo lo que propone la filosofía y las metodologías de trabajo de la Gestión del Conocimiento. No hay nada terminado, lo importante es que ya iniciamos y que otras organizaciones bibliotecas, centros de información, etc. Vean que también pueden comenzar a trabajar con las personas, empleados y trabajadores de las unidades de información, en este tipo de proyectos.
PALABRAS CLAVE
Gestión del conocimiento, Conocimiento crítico (tácito y explícito), Conocimiento organizacional, Capital humano, Capital Intelectual, Universidad de Antioquia – Sistema de Bibliotecas.
INTRODUCCIÓN
Ante las nuevas exigencias de un mundo cambiante y globalizado, las bibliotecas se deben preparar para los cambios que se avecinan. Las funciones convencionales de una biblioteca son reunir, procesar, difundir, almacenar y usar la información documental para dar servicio a la sociedad. En la era de la economía del conocimiento, la biblioteca se convertirá en tesoro del conocimiento humano, participará en la innovación del conocimiento y será un eslabón importante en la cadena de innovación del este. En el siglo XXI, la biblioteca tendrá que hacer frente inevitablemente al nuevo tema de la gestión de conocimiento.[1]
La Universidad, institución que por excelencia es creadora de conocimiento, debe propender por generar el ambiente y proveer los medios adecuados para desarrollar una apropiada gestión del conocimiento, que produzca resultados de acuerdo con su misión institucional. Así mismo, la biblioteca universitaria está orientada al uso, generación y difusión del conocimiento con propósitos docentes, investigativos y de extensión, mediante una adecuada gestión que incluya, además de los recursos y activos tangibles, los activos intangibles tales como el capital intelectual de la Institución.
El proyecto siempre tuvo como fin potenciar una formación continua para sus empleados y establecer métodos y medios para compartir el conocimiento adquirido, de tal manera que resulte coherente con los objetivos de la organización, y que el capital intelectual que posee la Institución sea aprovechada eficientemente para fortalecer su presencia en el medio universitario y bibliotecológico.
Implementar el proceso de Gestión del Conocimiento en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, se justificaba desde el beneficio para la organización, tanto desde la Gestión Humana como la Gestión de la Calidad. En el primer caso aporta elementos importantes para los programas de capacitación, entre otros; y ayuda a identificar, crear, almacenar, transmitir y utilizar eficientemente el conocimiento individual y colectivo del personal adscrito a la organización. En el segundo caso contribuye al engranaje en el Sistema de Gestión de la Calidad con el objeto de solucionar problemas, mejorar procesos y servicios bibliotecarios y, sobre todo, aprovechar nuevas oportunidades de innovación para mantener el liderazgo en el entorno local, nacional e internacional. Herramienta muy escasa o en desarrollo en las organizaciones de hoy.
Un propósito de mucha importancia es el de construir un entorno de trabajo que sea cooperativo y que esté caracterizado por una constante vocación de aprendizaje. De ahí que es una oportunidad de mejoramiento de todos sus procesos en el aspecto del personal que conforma el equipo, como eje central de la organización, pues su fuerza y energía se convierten en el motor que mueve la biblioteca como institución social que se proyecta.
Un aspecto importante a tener en cuenta en la implementación de un proyecto de este tipo en la biblioteca o unidad de información, son los recursos, tanto humanos, como tecnológicos, organizacionales y gerenciales, con los que se deba contar. Por ejemplo el Sistema de Bibliotecas cuenta con una infraestructura tecnológica y de redes que facilita la puesta en marcha del proceso de gestión de conocimiento: Intranet, estaciones de trabajo para la totalidad del personal; bases de datos con información institucional y administrativa, procesos documentados y personal altamente capacitado en el uso de las herramientas y recursos tecnológicos, y en sistemas de gestión de la calidad. Así mismo, cuenta con el apoyo de una sección de comunicaciones y unos medios que garantizan el flujo de la información y la transferencia del conocimiento; y lo más importante, el compromiso de la alta dirección para apoyar estos procesos.
[1] SHANHONG, Tang. Gestión del conocimiento en las bibliotecas del siglo XXI. En: 66th IFLA Council ana General Conference, Jerusalem, Israel, 13-18 August 2000.
http://www.ifla.org/index.htm
Fecha de consulta: 12 de Ago De 2005
La Universidad, institución que por excelencia es creadora de conocimiento, debe propender por generar el ambiente y proveer los medios adecuados para desarrollar una apropiada gestión del conocimiento, que produzca resultados de acuerdo con su misión institucional. Así mismo, la biblioteca universitaria está orientada al uso, generación y difusión del conocimiento con propósitos docentes, investigativos y de extensión, mediante una adecuada gestión que incluya, además de los recursos y activos tangibles, los activos intangibles tales como el capital intelectual de la Institución.
El proyecto siempre tuvo como fin potenciar una formación continua para sus empleados y establecer métodos y medios para compartir el conocimiento adquirido, de tal manera que resulte coherente con los objetivos de la organización, y que el capital intelectual que posee la Institución sea aprovechada eficientemente para fortalecer su presencia en el medio universitario y bibliotecológico.
Implementar el proceso de Gestión del Conocimiento en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, se justificaba desde el beneficio para la organización, tanto desde la Gestión Humana como la Gestión de la Calidad. En el primer caso aporta elementos importantes para los programas de capacitación, entre otros; y ayuda a identificar, crear, almacenar, transmitir y utilizar eficientemente el conocimiento individual y colectivo del personal adscrito a la organización. En el segundo caso contribuye al engranaje en el Sistema de Gestión de la Calidad con el objeto de solucionar problemas, mejorar procesos y servicios bibliotecarios y, sobre todo, aprovechar nuevas oportunidades de innovación para mantener el liderazgo en el entorno local, nacional e internacional. Herramienta muy escasa o en desarrollo en las organizaciones de hoy.
Un propósito de mucha importancia es el de construir un entorno de trabajo que sea cooperativo y que esté caracterizado por una constante vocación de aprendizaje. De ahí que es una oportunidad de mejoramiento de todos sus procesos en el aspecto del personal que conforma el equipo, como eje central de la organización, pues su fuerza y energía se convierten en el motor que mueve la biblioteca como institución social que se proyecta.
Un aspecto importante a tener en cuenta en la implementación de un proyecto de este tipo en la biblioteca o unidad de información, son los recursos, tanto humanos, como tecnológicos, organizacionales y gerenciales, con los que se deba contar. Por ejemplo el Sistema de Bibliotecas cuenta con una infraestructura tecnológica y de redes que facilita la puesta en marcha del proceso de gestión de conocimiento: Intranet, estaciones de trabajo para la totalidad del personal; bases de datos con información institucional y administrativa, procesos documentados y personal altamente capacitado en el uso de las herramientas y recursos tecnológicos, y en sistemas de gestión de la calidad. Así mismo, cuenta con el apoyo de una sección de comunicaciones y unos medios que garantizan el flujo de la información y la transferencia del conocimiento; y lo más importante, el compromiso de la alta dirección para apoyar estos procesos.
[1] SHANHONG, Tang. Gestión del conocimiento en las bibliotecas del siglo XXI. En: 66th IFLA Council ana General Conference, Jerusalem, Israel, 13-18 August 2000.
http://www.ifla.org/index.htm
Fecha de consulta: 12 de Ago De 2005
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